Les TPE et les PME sont confrontées à des problématiques assez similaires aux plus grandes entreprises. La seule chose qui change est l’échelle. En effet, lorsque l’on emploie moins de 20 salariés ou moins de 500 et que notre chiffre d’affaires ne dépasse pas les 2 millions d’euros, il reste tout de même compliqué de gérer toutes les parcelles de notre parc informatique.
Pourtant, le maximiser est essentiel pour augmenter nos performances et améliorer nos stratégies de vente et de communication interne ou externe. Cela permet aussi de faire des économies en évitant trop de systèmes et d’appareils superflus.
Le souci, c’est que les petites et moyennes entreprises sont obligées de se conformer à un budget restreint et de nombreuses solutions disponibles sur le marché ne leur sont pas spécialement dédiées.
Mais alors, comment faire face aux enjeux numériques lorsque nous devons gérer une TPE ou une PME ? Nous allons voir ensemble les différentes manières d’optimiser son parc informatique avec des alternatives adaptées à la nature de notre activité.
Quand on parle de « parc informatique » de quoi s’agit-il ?
Le parc informatique est l’ensemble de votre matériel et de vos logiciels, allant des ordinateurs, aux tablettes en passant par tous les objets connectés, les smartphones, et les applications. Mais il ne faut pas oublier les souris, claviers, imprimantes et écrans que vous possédez, vos routeurs, vos données numérisées, vos micros, caméras, appareils photo… Tous ces objets que vous utilisez plus ou moins quotidiennement en font intégralement partie.
Pourquoi optimiser son parc informatique ?
L’optimisation d’un parc informatique permet de mieux en tirer profit. Elle aide à réduire les frais qui y sont liés et à le pérenniser pour le préserver de toute obsolescence. Enfin et surtout, elle aide à l’utiliser d’une manière plus judicieuse au sein de votre entreprise et d’accroître vos performances. En somme, c’est un gain de temps, d’argent et de productivité à la clé !
Les difficultés rencontrées par les TPE et PME
Les toutes petites entreprises et les moyennes entreprises font face à des problèmes variés. D’abord, elles ne bénéficient pas d’un budget très étendu leur permettant d’acheter des logiciels d’automatisation efficaces et de faire intervenir des spécialistes quotidiennement pour leur maintenance.
Ensuite, la plupart de ces entreprises n’ont pas de salariés ayant des connaissances très vastes en informatique ou en électronique et se retrouvent souvent dans des situations complexes vis-à-vis de leurs appareils, leur faisant perdre de longues minutes, voire des journées entières de travail. Voici donc quelques astuces pour optimiser son parc informatique sans se ruiner.
Externaliser certaines tâches grâce à l’infogérance
Quand on ne peut pas s’offrir des serveurs privatisés ou des logiciels ERP avec leur maintenance hors de prix, on peut passer par un spécialiste de l’infogérance qui fera tout le travail pour nous.
Qu’est-ce que l’infogérance ?
L’infogérance consiste à confier à un prestataire la gestion de certaines tâches informatiques. Elle fonctionne généralement sous forme de contrat très détaillé visant à ce que les deux parties (l’entreprise et le prestataire) soient bien informées des travaux à effectuer.
Cette externalisation permet de réduire fortement les coûts liés aux outils informatiques et de confier sa gestion à des professionnels du secteur.
Quelles sont les tâches prises en charge par une entreprise d’infogérance ?
Il existe à ce jour trois types d’infogérance. Toutes ont pour principe d’aider les TPE et PME dans la gestion de leur parc informatique, mais agissent sur différents aspects :
- les ASP pour « application service provider » : c’est un type d’infogérance qui a pour principe d’offrir un service logiciel à des entreprises. Le fournisseur dispose des outils, des serveurs et des applications en plus d’une expertise et les met à disposition des autres contre rémunération. Tout ce fait via un réseau internet et est entièrement externalisé. Par exemple, des entreprises louent des logiciels à un tiers afin de ne pas avoir à l’acheter et à en assurer la gestion. De ce fait, elle fait des économies et n’a pas besoin d’employer un expert pour bénéficier des services très utiles de cette application.
- les TMA pour « tierce maintenance applicative » : L’infogérance par TMA consiste à confier la maintenance du parc informatique à une entreprise spécialisée dans ce domaine. Elle permet de garder les systèmes informatiques en bon état en prévenant d’éventuels dommages, mais aussi de venir les corriger dans le cas où il y en aurait déjà. Elle peut aussi être utilisée afin d’améliorer les compétences du système et de le rendre plus pertinent et plus rentable sur le long terme.
- les BPO pour « Business process outsourcing » : Leur but est d’externaliser des processus métier. C’est-à-dire que les fournisseurs de services vont aider les entreprises à mettre en place des process avec des experts formés à cela. C’est particulièrement utile si vous voulez vous lancer dans un projet agile, mais que vous n’avez pas les moyens de vous payer un logiciel ni les compétences pour l’utiliser. Les secrétariats en ligne, la comptabilité ou autre services font aussi partie de ce type d’infogérance.
Quel est le prix des services d’infogérance ?
Les services d’infogérance sont généralement basés sur un contrat payable sous forme de mensualités. Ce contrat se fait entre l’entreprise et le fournisseur de services et il est souvent très précis. Comme il est personnalisé, il est très difficile de donner un prix pour chaque type de travaux. D’autant que les fournisseurs sont très variés et proposent tous des tarifs différents. En revanche, on peut vous citer les points qui sont pris en compte lors de la fixation du prix des services :
- le type de maintenance : suivant si elle est opérée par téléphone ou par intervention sur site,
- le nombre de serveurs administrés. Plus il y en a, plus le prix va flamber,
- le nombre de réseaux à sécuriser et leur complexité,
- la taille des données à récupérer,
- les différentes options annexées,
- le nombre et la nature des appareils informatiques présents dans l’entreprise.
En d’autres termes, il est très complexe de prévoir un tarif pour l’infogérance. Vous pouvez demander un audit à un prestataire afin de lui confier vos besoins et il vous proposera un devis sur mesure. Attention, cette étude est souvent payante et peut coûter aux alentours de 650 euros.
À titre indicatif, la simple installation d’un ERP dans votre entreprise peut coûter jusqu’à 30 000 euros. Et c’est sans compter sa maintenance qui peut aller de 2500 à 25 000 euros. C’est une somme très conséquente qui n’est pas à la portée de tous les portefeuilles.
Choisir un seul système d’exploitation
Pour vous faciliter toutes vos tâches et la connectivité entre vos appareils, il est fortement recommandé, avant d’acheter une quelconque machine, de réfléchir à un système d’exploitation commun.
Il en existe plusieurs. Parmi eux, on compte iOS, le système d’exploitation des produits d’Apple, Android, Linux, Microsoft… Android et iOS sont reconnus et appréciés pour leur facilité d’utilisation et les nombres élevés de machines qui l’utilisent. Microsoft et Linux sont, quant à eux assez complets et Microsoft est celui qui est le plus installé sur les PC.
Quel que soit celui que vous choisirez, le fait que tous vos appareils fonctionnent avec le même OS vous aidera dans leur prise en main, leur installation et la communication entre chaque pôle.
Mettre en place des systèmes de surveillance
Afin d’éviter que votre parc informatique tombe en panne et devienne un poids qui vous empêcherait de travailler, il convient de bien le surveiller. En langage informatique, on appelle cela un « monitoring ». Il permet de veiller au bon fonctionnement de tous les appareils et de toutes les applications. Pour cela, il faut bien effectuer toutes les mises à jour, installer les antivirus et les formater comme il se doit, mettre en place des notifications et les surveiller régulièrement, corriger les défauts avant qu’ils ne deviennent trop handicapants…
Toutes ces tâches peuvent paraître fastidieuses, mais devraient vous éviter un grand nombre de soucis. Si vous n’êtes pas professionnel en la matière ou que vous avez peur de commettre des erreurs, sachez qu’elles peuvent être automatisées et gérées par un prestataire externe spécialiste dans l’infogérance.
Suivre des formations
À l’ère du numérique, difficile d’imaginer une entreprise qui ne serait pas dotée d’au moins un salarié habile avec l’informatique. Cela peut être très pertinent pour les tâches quotidiennes, la maintenance ou l’installation de certaines applications qui demandent parfois un certain savoir-faire. Mais pas de panique, on ne vous enjoint pas d’embaucher une nouvelle personne juste pour cela !
L’État alloue un budget annuel pour vous former ou former votre personnel. Pourquoi ne pas en profiter pour faire suivre un cours en informatique à ne serait-ce qu’un membre de vos équipes ? Il existe de nombreuses plateformes en ligne qui proposent un tas d’apprentissages. Mais vous devez choisir la formation adaptée. Pour cela, vérifiez bien que le centre de formation avec qui vous comptez signer est de qualité et que leurs cours sont profitables.
Enfin, sachez que pour que le coût de la formation soit entièrement pris en charge par votre OPCA ou OPCO, il faut que l’organisme soit reconnu par l’État et que le diplôme qu’il propose ait un agrément.
