La correspondance professionnelle reste encore aujourd’hui, malgré l’avènement de l’ère numérique, un des moyens les plus reconnus et acceptés de communiquer dans un cadre professionnel. S’il est vrai qu’elle a évolué et s’est adaptée aux moyens de communication modernes, il n’en reste pas moins qu’elle demeure le moyen le plus distingué pour entrer en contact avec un professionnel. Il serait malvenu d’envoyer un SMS pour postuler à une offre d’emploi ou résilier un contrat d’abonnement. Ce serait plutôt une lettre qu’il faudrait rédiger, peu importe qu’elle soit manuscrite ou envoyée par e-mail.

Au fil de cet article, nous verrons quelques notions de base à retenir quant à la rédaction de correspondance professionnelle, ainsi que les situations où il convient d’utiliser un modèle de lettre type.

Ce que l’on retrouve dans toutes les lettres

Une lettre ne se rédige pas au gré des envies de chacun. Elle est encadrée par des codes et des formules qui font d’elle une lettre conventionnelle. Si ce formalisme n’est pas respecté, la lettre ne sera pas prise au sérieux, et peut-être même tout simplement ignorée. Une lettre de motivation par exemple, même avec un fond pertinent, ne sera pas très utile à son expéditeur si elle présente un manque dans le formalisme attendu pour ce type de courrier.

Il en va de même pour les autres types de lettres (changement de service, demande de mutation, etc.)

Avant de rentrer dans le détail du formalisme pour chaque type de lettre, voyons d’abord ce que toute lettre doit contenir.

Les règles de rédaction pour tout type de lettre

Toute lettre doit contenir les coordonnées de l’expéditeur. Peu importe qu’il s’agisse d’une personne physique ou morale, ces informations doivent apparaître clairement en haut à gauche du courrier. De même, l’on doit retrouver sur la lettre les coordonnées du destinataire, en haut à droite de la correspondance. En dessous, il faut inscrire le lieu et dater.

Encore en dessous, doit apparaître l’objet de la correspondance, de manière claire et concise : généralement, une phrase suffit.

Ensuite, avant d’entrer dans le corps de la lettre, il faut commencer par s’adresser au destinataire (par son nom ou sa fonction).

Une fois le corps du texte écrit (nous reviendrons plus tard sur la manière de le rédiger), il faut conclure par une formule de politesse. Les plus courantes sont « sincères salutations » ou « salutations distinguées » ; pour un e-mail, il est plus fréquent d’utiliser « cordialement » ou « bien à vous ».

Ne pas oublier de signer sa lettre une fois la rédaction terminée.

Il est aujourd’hui possible de trouver des modèles de lettres types pour à peu près n’importe quel sujet, comme ce que propose Lettres-utiles.com, qu’il s’agisse d’une demande de résiliation, d’un licenciement ou autres.

Modèles de lettres utiles

Quand avoir recours à un modèle de lettre type ?

Comme nous venons de le voir, une lettre est une succession de formalités. Cela vaut pour les lettres personnelles, mais encore plus pour du courrier professionnel. Dans une correspondance professionnelle, au-delà du formalisme cité plus haut, il faut savoir qu’il existe également des formules à répéter à l’intérieur même du corps du texte.

En plus du fait de respecter le formalisme lié à la structure même de la lettre, chaque type de correspondance exige le respect de certaines formalités qui lui sont propres. Nous parlons ici du corps du texte, la partie qui doit développer le sujet formulé dans l’objet du courrier.

Prenons l’exemple d’une lettre de demande de mutation. Il y a quelques formalités à respecter, afin qu’elle soit lue avec attention et sérieux. On trouve le fait d’indiquer le poste actuellement occupé ainsi que la durée de cette occupation avant de préciser où et quand vous souhaiteriez être muté. Enfin, il faut motiver cette demande et en préciser les raisons (rapprochement familial, problèmes de santé, etc.).

On pourrait également prendre l’exemple d’une lettre de démission, qui doit mentionner la date du début du contrat, celle de la prise d’effets de la démission, le préavis, la demande de remise du reçu du solde de tout compte, du certificat de travail ainsi qu’une attestation Pôle emploi. Dans le cadre d’une lettre de motivation pour chercher un emploi, il y aura aussi des étapes à respecter (parler de vous, de l’entreprise, puis de ce que vous pourrez lui apporter avec votre savoir-faire).

Tout autant d’exemples qui montrent que chaque lettre a ses particularités et qu’il serait alors judicieux d’avoir recours aux modèles de lettre type disponibles sur la toile.

Modèle type de lettre

La correspondance professionnelle repose sur un formalisme assez marqué. Il est difficile d’en connaître toutes les subtilités, surtout lorsqu’il s’agit de lettres que l’on écrit que rarement, voire qu’une seule fois dans sa vie. D’où le grand intérêt des modèles de lettre type disponibles gratuitement en ligne.

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