« Crouler sous les papiers », voilà une expression que les dirigeants d’entreprise connaissent bien… Entre les documents liés à la comptabilité, ceux liés au développement de projets, à la gestion des salariés ou encore à la fiscalité, des montagnes de documents n’ont de cesse de se former et de remplir vos casiers. Difficile de s’y retrouver, surtout lorsque ceux-ci ne sont pas bien triés et que tout n’est pas organisé au cheveux près. Et voilà que l’on vous réclame un papier important et vous n’arrivez pas à mettre la main dessus. Encore des heures perdues à fouiller, déplier, re-ranger…
Pourquoi ne pas dématérialiser tout ça et confier cette précieuse gestion à un logiciel automatisé ?
On aurait dû vous en parler plus tôt êtes-vous sûrement en train de penser…
Voici donc comment fonctionnent les logiciels de GED et les nombreux avantages que l’on peut y trouver.
Les grands axes de la GED
La GED est l’acronyme de « gestion électronique des documents ». C’est un système élaboré pour rendre plus facile la gestion des documents propres à l’entreprise à plusieurs niveaux. Parmi celles que l’on connaît, on peut citer l’intégration de solution Ricoh qui va vous rendre service sur plusieurs niveaux :
- Accessibilité depuis n’importe quel poste : Les documents sont précieusement enregistrés sur un cloud ce qui permet d’y avoir accès à n’importe quel moment depuis n’importe quel appareil. Ainsi, si vous partez aux Maldives mais que vous avez besoin en urgence d’un papier pendant votre absence, tout sera accessible. De plus, chaque personne de votre entreprise à qui vous aurez donné les identifiants pourra en faire de même.
- Tri et classification selon vos critères : afin de faciliter vos recherches, les documents peuvent être classifiés en fonction de mots clés, de dates ou tout autre critère de votre choix. Plus la peine, donc, de sortir toute une pile de dossiers pour espérer tomber sur le papier que vous recherchez.
- Archivage de vos documents essentiels : Certains documents ne doivent en aucun cas être perdus. La GED permet d’archiver vos papiers les plus importants afin de ne jamais les perdre.
- Centralisation des données : Tous les documents sont centralisés sur un seul et même lieu, ce qui vous facilite grandement lorsque vous avez besoin d’un papier dans les plus brefs délais.
Numériser ses documents en toute sécurité
Les logiciels de GED sont généralement destinés à des entreprises type TPE ou PME. De ce fait, la confidentialité et la sécurisation des données doit être une priorité et une condition « sine qua none ».
Le passage à l’électronique est donc facile et vos documents peuvent être rentrés rapidement sur le cloud sans risque de perte ou de piratage.
Gérez vos salariés en collectant leurs documents dans votre service de GED
Si vous avez un grand nombre d’employés, la gestion de leurs documents administratifs peut être extrêmement fastidieuse et il suffit qu’un de ceux-ci vous réclame un papier important pour constituer un dossier quelconque, et vous voilà perdu.
La numérisation des documents peut permettre de les classer par nom et par genre.
Aussi, les contrats de travail sont mieux gérés et leur renouvellement également. Voilà qui devrait rendre plus agréable le travail du directeur des ressources humaines !
Pour conclure…
A l’heure du tout numérique, impossible de ne pas penser à centraliser ses documents sur une machine afin d’en simplifier la gestion. Il faut dire qu’avec les innovations actuelles, on pourrait presque se passer complètement du bon vieux papier Coporate qui est bien plus rapide à perdre ou à abîmer. Quelques clics ou quelques mots sur un clavier, et vous voici devant ce que vous recherchiez et il ne vous restera plus qu’à l’imprimer!
