Pour un responsable, il est essentiel d’avoir la maîtrise sur les différents documents qui circulent au sein de son entreprise. La dématérialisation des documents et la démocratisation des outils de communication informatiques ne cessent de croître. Les entreprises, collectivités et autres institutions produisent et gèrent de plus en plus de documents électroniques à longueur de journée.

La GED (gestion électronique des documents) est un outil informatisé visant à gérer des documents papiers au sein d’une organisation.

C’est un support numérique permettant d’exploiter l’ensemble de vos documents et de simplifier votre travail au quotidien.

Les 4 étapes essentielles dans la GED

Quatre étapes essentielles sont primordiales dans la gestion numérique des documents : l’acquisition, le traitement, le stockage et la diffusion.

  • La numérisation des documents : il s’agit de transformer un document papier en document numérique.
  • Le traitement : cette étape est consacrée à la classification, au référencement du texte. Il s’agit de décrypter le document et son contenu afin de faciliter son exploitation.
  • La diffusion : elle garantit une rapidité et de facilité d’accès à une information fiable. De plus, une fonctionnalité d’autorisation de modifier le document ou non peut être appliquée.
  • L’archivage : la GED permet de stocker des documents qui doivent être conservés.

Afin de réussir la mise en place son projet, il est essentiel d’obtenir des avis avant de choisir un logiciel GED.

logiciel dématérialisation document

Pourquoi optimiser votre gestion documentaire ?

Le flux d’informations et de documents est très vite ingérable en entreprise. Les informations arrivent par mails, courriers, exports de fichiers… Les professionnels se les transmettent, les modifient, et il est difficile d’obtenir le document conforme. Comment un chef d’entreprise peut assurer l’authenticité et l’actualisation en continu ? Les bénéfices d’une gestion électronique documentaire ne sont pas des moindres…La GED permet de :

  • Faciliter la recherche d’un document
  • Partager les informations avec les collaborateurs
  • Mise à jour rapide des données
  • Uniformiser les documents
  • Gérer tous les documents au quotidien
  • Economiser le coût de traitement
  • Optimiser la gestion documents partagés entre collaborateurs

Les retentissements de la GED dans l’entreprise :

La GED est avant tout un travail collaboratif. En effet, l’information est stockée et classée instantanément, tous les dossiers et documents sont consultables en un simple clic, ce qui est un avantage en rapidité d’accès et de traitement des documents.

La GED a de multiples avantages, notamment dans la réalisation des gains de productivité (accès rapide à l’information, peu de stockage) et des économies.

Le flux d’informations dans l’entreprise circule plus facilement aussi bien en interne qu’en externe. Elle constitue une base de données communes aussi bien dans le classement mais aussi dans la structure des dossiers.

L’accès aux informations est sécurisé et peut être modulé aux différents utilisateurs au sein de l’entreprise. Enfin la politique de sécurité est respectée.

Choisir un système de gestion de documents efficace est un processus qui prend du temps et n’est pas une mince affaire. Il est important de trouver une solution de gestion et d’archivage de documents qui accompagne ses utilisateurs, quels que soient leurs secteurs et leurs métiers, dans leur transformation digitale.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *