Pour toutes entreprises en général, et les TPE/PME en particulier, les factures impayées ont de lourdes conséquences. Même en cas de règlement de celles-ci, le retard accusé dans le paiement n’est pas sans inconvénient sur la trésorerie.
Au rang de ces désagréments, on peut citer une perturbation de la relation avec les fournisseurs, les banques et autres partenaires. Alors, pour éviter la survenue de telles situations, il est souhaité de penser au plus tôt à une politique de gestion des factures impayées.
Quelques dispositions à prendre en amont
Contrairement à ce que plusieurs chefs d’entreprise pensent, la gestion des factures impayées peut se faire en amont. En effet, il est possible de mettre en place certaines mesures préventives qui permettront d’atténuer les impacts des impayés sur la gestion des activités.
Vérifier la stabilité financière des clients
Certes les factures impayées sont des faits récurrents en entreprise. Cependant, il est tout même possible de mettre en place une politique d’atténuation de leurs répercussions sur vos activités.
Pour cela, vérifiez la possibilité de solvabilité du client avant la signature d’un nouveau contrat avec ce dernier. Face au moindre doute, vous pourriez alors demander des garanties bancaires, ou tout au moins des cautions.
Fixer un règlement de base
Qu’il s’agisse d’un nouveau partenaire ou pas, il est préférable de fixer dès le départ les clauses de rémunération de vos prestations. Par exemple, vous pourriez énumérer clairement dans vos conditions générales de vente, les délais de paiement du client.
Celui-ci pourra alors prendre connaissance du contenu, avant d’apposer librement sa signature. En effet, une telle disposition en amont de tout partenariat vous permet de rester transparent durant toute la durée de votre collaboration.
Faire un suivi régulier des factures
Afin de vous faciliter la gestion des impayés, il est recommandé de ne pas les accumuler. Remarquez que plus vous mettrez du temps à les relancer, et plus vous réduisez vos chances de les récupérer.
Ceci dit, un suivi régulier doit être fait par le chargé de la trésorerie. L’idéal est de faire un contrôle quotidien des encaissements, afin de contacter les clients dont les délais de paiement sont arrivés à échéance.
Quelques actes concrets pour gérer les impayés
Face à des situations d’impayés, il est préférable dans un premier temps que vous essayiez un arrangement à l’amiable avec le créancier. Pour ce faire, entrez en contact avec ce dernier par appel téléphonique ou courriel, afin de lui rappeler la facture en instance. Notez que cette démarche vous aidera à récupérer votre dû, tout en gardant une bonne relation avec votre partenaire d’affaires.
Si cette tentative échoue, adressez alors une lettre de relance au créancier, et proposez-lui une nouvelle modalité de paiement. Dans ce courrier administratif, n’oubliez surtout pas de mentionner les indemnités manquées. Si aucune réponse positive ne se note du côté du client, vous pourriez toutefois renouveler la lettre de relance.
La dernière étape n’est pas souhaitée, mais elle pourrait s’imposer au cas où le client persisterait dans son silence. Ici, il faudra établir une mise en demeure, et mentionner dans le document un éventuel recours à une procédure judiciaire.