Les assemblées générales sont des moments clés de la vie des organisations. Suite au COVID-19 et aux mesures sanitaires, le fonctionnement des assemblées générales a été bouleversé et les réunions virtuelles se sont démocratisées. Quelles sont les solutions pour réaliser ces réunions en ligne, tout en respectant les règles de participation, de transparence et de sécurité ? Dans cet article, nous vous donnons des conseils pour réussir votre assemblée générale en ligne. Nous parlerons des aspects juridiques, techniques et organisationnels.
Préparer l’assemblée générale en ligne en avance
L’assemblée générale en ligne nécessite une préparation rigoureuse, afin de garantir son bon déroulement et sa validité juridique. Il faut choisir la solution technique la plus adaptée à son organisation, en fonction du nombre de participants, du type d’interactions, des modalités d’émargement et de vote, du niveau de sécurité et de conformité, etc. Il existe des solutions techniques variées, allant des outils de visioconférence classiques aux plateformes spécialisées, telle que, i-Pericles qui est une plateforme de gestion pour une assemblée générale en ligne réussie, offrant des fonctionnalités complètes et personnalisables, telles que la gestion des convocations, des procurations, des scrutins, des questions-réponses, des documents, etc. Elle permet également de respecter les obligations légales et réglementaires, ainsi que les statuts de l’organisation.
Favoriser la participation et l’engagement des participants
La participation et l’engagement des participants sont des éléments essentiels pour la réussite d’une assemblée générale en ligne. Ils présentent des défis, comme la distance, la distraction ou la technicité, mais aussi des opportunités, comme la facilité d’accès, la diversité ou la traçabilité. Pour favoriser la participation et l’engagement des participants, il faut adopter des bonnes pratiques, telles que :
- Envoyer des rappels et des instructions claires avant l’assemblée générale en ligne.
- Accueillir et présenter les intervenants au début de la réunion.
- Recourir à des outils interactifs pour échanger avec les participants, comme le chat, le sondage, le Q&A, etc.
- Animer la réunion avec dynamisme et professionnalisme, en respectant le temps imparti, en sollicitant les participants, en reformulant les points clés, etc.
- Faire un bilan et un remerciement à la fin de la réunion.
Assurer la sécurité et la fiabilité du vote en ligne
Le vote en ligne dans une assemblée générale pose des défis de sécurité et de fiabilité, car il faut garantir la confidentialité, l’authenticité, la transparence et la traçabilité des votes. Il existe des solutions techniques variées pour assurer ces exigences, mais elles présentent des avantages et des inconvénients, selon le type de vote, le quorum, la procuration, la signature, etc. Par exemple, le vote électronique permet un vote rapide et anonyme, mais il nécessite une connexion internet stable. Le live vote permet un vote interactif et visible, mais il peut être influencé par le groupe. Le vote par correspondance permet un vote anticipé et sécurisé, mais il peut être perdu ou falsifié.
En conclusion
Vous savez à présent comment organiser une assemblée générale en ligne efficace et sécurisée, en préparant en amont la technologie, le vote et la communication, et en favorisant la participation et l’engagement des participants. Les assemblées générales en ligne présentent de nombreux avantages, comme la facilité, la diversité et la traçabilité. Pour les optimiser, il faut choisir les outils adaptés, respecter les règles juridiques et animer avec professionnalisme.