Dans le nouveau contexte commercial, le progiciel de gestion intégrée est devenu incontournable. Ce logiciel de comptabilité permet d’automatiser des activités de votre entreprise, ce qui vous rend la tâche plus facile et vous permet de vous consacrer à l’essentiel. Cela permet aussi de rendre meilleure votre performance. Il urge donc que toute entreprise désireuse de se développer dispose d’un ERP en son sein. Toutefois, il ne faut pas faire cet achat à la hâte, car il s’agit d’un investissement de grande envergure. Basez-vous ainsi sur cet article pour effectuer le bon choix d’ERP pour votre entreprise.
Les besoins de l’entreprise
Dans un premier temps, vous devez définir les besoins ainsi que les exigences de l’entreprise. Cette étape est la plus importante, car elle est la base même de l’acquisition d’un ERP.
Pour cela, vous devez déterminer les insuffisances de votre système actuel. Vous devez aussi identifier les points faibles de votre organisation. Savoir ce qui ne marche pas en ce qui concerne la vente des services ou la relation client est important. Cela vous permettra de connaître les nouvelles fonctions à intégrer à votre ERP. Vous aurez aussi la capacité de déterminer la bonne firme pour l’implémentation de votre PGI. Vous devrez aussi déterminer les points forts et connaître les fonctions à ne pas modifier.
Il est conseillé de discuter entre collaborateurs pour connaître l’avis de ceux qui utilisent le progiciel de gestion intégrée. Vous pouvez rédiger des questionnaires à remplir par chaque participant et organiser des réunions d’équipe. Vous pourrez ainsi vite parvenir à un accord sur les besoins immédiats de l’entreprise. Après, vous pouvez les ordonner pour connaître le degré d’urgence de chaque besoin.
Il vous suffira de trouver un ERP qui satisfasse le plus de besoins. Le choix de votre PGI doit aussi tenir compte de la personnalité de votre entreprise.
Le montant d’une telle acquisition
À combien revient une telle installation ? Voilà la question que se pose tout entrepreneur en ce qui concerne l’acquisition d’un ERP.
Un ERP met en jeu plusieurs coûts, que ce soit le montant d’acquisition, d’implantation et de formation. Il en est de même pour le montant total de possession pour la décennie à venir, sans oublier le montant des diverses actualisations.
Il est donc nécessaire de définir de manière claire et transparente les coûts à utiliser. Il va sans dire que l’acquisition d’un ERP est un investissement très lourd. Étant donné que son utilisation est sur le long terme, vous devez faire un choix avantageux.
Pour cela, il faut estimer et étudier le rendement espéré en prenant en compte les économies des transactions et les résultats des ventes.
Un système PGI sert à accélérer le développement d’une entreprise et non à la ruiner.
Acceptation des utilisateurs de la société
L’acceptation ou non des collaborateurs est important dans le choix du système d’ERP. Cela est dû au fait qu’ils sont amenés à côtoyer et à utiliser cet outil pendant des années.
Vous devez donc estimer les connaissances fondamentales de vos employés dans le domaine de la technologie. Vous devez déterminer leur opinion par rapport au changement.
Il faut donc commencer par vendre le concept du changement d’ERP. Vous devrez les persuader de l’utilité d’un tel outil tout en leur expliquant son fonctionnement afin qu’ils s’y adaptent.
Bien qu’il soit fait pour faciliter la vie, l’étape d’adoption du système peut être longue. En effet, elle demande des formations et du temps.
Il est donc primordial d’en tenir compte pour le choix de votre progiciel. Choisissez un ERP qui sera accepté par toute l’entreprise et dont le fournisseur pourra vous aider au cours de cette phase.
Caractère pérenne du logiciel
Étant donné qu’il s’agit d’un investissement, le système PGI doit résister au temps. Il doit donc durer sur le long terme. Il est question là du caractère durable de système installé.
Garantir la durabilité d’une telle installation lorsqu’on n’est pas du domaine n’est pas chose facile. Il est donc nécessaire de demander toutes sortes de renseignements aux techniciens.
Il est aussi important de demander des présentations, des graphes et toutes autres données statistiques qui informent sur le sujet. Vous devrez bien étudier le profil du fournisseur et de l’intégrateur avant de confirmer votre choix.
Vous pouvez aussi vous renseigner auprès d’autres experts.
Agilité et adaptabilité
Mis à part la durabilité, il faut que le système d’ERP soit agile et adaptable. C’est-à-dire qu’il doit s’adapter sur le court et moyen terme à l’évolution de votre entreprise.
Il doit garantir la bonne administration des données entre les divers départements de la société. Les fonctions du système de progiciel de gestion intégrée doivent satisfaire au moins 80 % des besoins actuels de l’entreprise puis ceux établis sur le moyen terme.
Il doit aussi s’habituer à toutes sortes d’imprévus qui surviennent.
Tenir compte de l’hébergeur du programme
Le système d’ERP étant un logiciel à installer dans votre entreprise, il est important de l’héberger. Cependant, où faut-il le faire ? Vous avez la possibilité de l’héberger sur le cloud avec ERP cloud.
Dans ce cas, la maintenance, l’actualisation ainsi que la conservation des informations sont garanties par le fournisseur. Vous devez vous assurer que votre PGI est dans un endroit sécurisé sur de bons serveurs.
Renseignez-vous aussi sur la capacité de stockage du cloud choisi. Si vous choisissez de maintenir votre ERP sur votre réseau, vous devez vous assurer que l’entreprise le permet.
Votre fournisseur devra vous donner le nécessaire technique pour débuter. Après, vous n’aurez qu’à effectuer des ajustements.
Découvrez aussi notre article sur ce qu’il faut savoir avant d’implémenter un ERP dans son entreprise.