Une entreprise moderne s’identifie par sa capacité de s’adapter facilement aux nouvelles technologies. Toutefois, la digitalisation des organisations professionnelles est un processus assez complexe. Les dirigeants des PME doivent donc l’aborder avec toute la clairvoyance possible. Dans cette perspective, ils doivent prospecter les solutions numériques les plus en vogue afin de renforcer leur image de marque auprès de leurs partenaires et prospects. Au nombre de ces dispositifs incontournables se classe la signature électronique. Un phénomène qui se démocratise en France et dont vous devez connaitre absolument l’utilité. En outre, il importe de comprendre les raisons pour lesquelles ce programme peut booster la crédibilité d’une TPE. Point sur les atouts de la signature électronique.
Signature dématérialisée : comment s’y prendre ?
Même si la majorité des PME françaises ont digitalisé, il faut reconnaitre que nombreuses d’entre elles sont encore à la traine, en ce qui concerne la dématérialisation de leurs documentations. Un processus négligé du fait des habitudes, mais surtout parce que beaucoup d’entrepreneurs ignorent encore l’existence de la signature électronique. Pourtant, elle s’impose aujourd’hui comme une des meilleures solutions offertes aux professionnels pour gagner en efficacité. Mais avant, il faudra connaitre le fonctionnement de ce mécanisme.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Signature électronique ou dématérialisée : ce sont deux notions qui évoquent un même concept. Lequel consiste à authentifier un fichier numérique sans l’imprimer. Pour ce faire, le signataire se sert d’un code unique composé souvent de lettres et de chiffres. Cette solution est également intégrée de la technologie d’horodatage. En d’autres termes, il s’agit d’un dispositif cryptographique infalsifiable permettant à vos collaborateurs de certifier les documents qu’ils s’échangent entre eux et avec des cibles extérieures.
Comment disposer d’une signature dématérialisée ?
Maintenant que vous maitrisez ce qu’est la signature électronique et son mode de fonctionnement, il ne reste qu’à vous informer sur le moyen d’en disposer. À cet effet, il faudra faire recours à un fournisseur de ce type de logiciel. De nombreux opérateurs proposent d’ailleurs un tel service. Mais vous devez être assez sélectif lors du choix de votre prestataire. D’autant plus qu’une sélection hasardeuse peut discréditer votre entreprise. Par conséquent, sollicitez un tiers de confiance européen tel que Yousign. Avant d’adopter cet opérateur, vous devez mieux en savoir sur ses qualités.
Yousign, la référence de la signature électronique pour PME et TPE
Comme susmentionné, Yousign est un opérateur fiable, vu toutes les garanties offertes par ce fournisseur. D’abord, il s’agit d’un tiers de confiance doté de la qualification eIDAS. Cette certification européenne est attribuée aux opérateurs dont les solutions satisfont aux critères de fiabilités édictées par la Commission de l’UE. Leur objectif est d’assurer la reconnaissance de la signature dématérialisée par les États membres de l’Union Européenne. Ensuite, l’un des plus grands atouts de Yousign est que sa plateforme SaaS est compatible avec les Smartphones, les tablettes et les PC. Dans ces conditions, les employés des PME peuvent s’en servir chez eux ou en entreprise. En outre, cette solution vous permet d’authentifier différents types de documents numériques. Enfin, l’expérience de ce tiers de confiance forge aussi sa bonne réputation. Puisque Yousign a été créé depuis 2013. Bientôt 10 ans donc que cet opérateur est présent dans le secteur. Cette longévité témoigne donc de la fiabilité de sa solution.
Pourquoi votre PME a besoin de la signature électronique ?
Après le choix de votre tiers de confiance, vous devez être convaincu de la plus-value que sa solution apporte à votre PME. En effet, une signature électronique comme celle développée par Yousign, procure les avantages suivants à votre entreprise.
Une gestion documentaire simplifiée
L’un des véritables enjeux de la gestion d’une PME est l’organisation efficiente de sa documentation. À l’ère du numérique, les professionnels optent pour un archivage informatisé. Pour autant, cela n’est pas une panacée. Ils doivent plutôt passer un cap en dématérialisant la signature de leurs documents. Grâce à cette solution, vous n’aurez plus besoin d’imprimer chaque fois vos documents pour les signer avant de les numériser et de les expédier aux destinataires. Par ailleurs, vous pouvez profiter de la plateforme SaaS de l’opérateur pour conserver vos données. Le cas échéant, votre PME disposera d’une capacité de stockage illimitée et donc d’une meilleure fluidité des communications internes.
Une sécurisation des données d’entreprise
Comme susmentionné, les services d’un tiers de confiance ne se limitent pas à la fourniture de signatures électroniques. Hormis l’espace illimité d’archivage de documents dont bénéficiera la TPE, elle y trouvera également le moyen de sécuriser ses données. Une véritable aubaine, étant donné que les cas de détournements de fichiers sont légion dans le milieu professionnel. Ces actes sont, la plupart du temps, l’apanage des concurrents déloyaux en quête de secrets professionnels d’entreprises tierces. Grâce à la technologie de cryptage de l’opérateur, vous disposez d’un accès personnalisé à vos informations.
Un gain de temps pour les professionnels
De ce qui précède, la signature dématérialisée est une solution via laquelle la PME automatise sa gestion documentaire. Ainsi, certaines tâches répétitives sont supprimées. Par conséquent, le temps de traitement des courriers est fortement réduit. Votre PME parvient donc à :
- réponde à temps aux sollicitations des partenaires ;
- simplifier les échanges de courriers ;
- réduire sa procédure de rédaction des contrats.
Dans ces conditions, l’employé commis à ces tâches est moins fatigué. De ce fait, il est de bonne humeur et apte à donner le meilleur de lui-même.
Une bonne réputation auprès des cibles
La crédibilité d’une entreprise est l’un des facteurs les plus importants pour sa pérennité. Car, dans un contexte de globalisation, les firmes ont besoin de s’ouvrir au monde. Une signature dématérialisée comme celle fournie par Yousign est justement un levier pouvant permettre à la PME d’entretenir de bonnes relations avec ses partenaires d’affaires. Car, en exploitant cette technologie de pointe, elle renseigne sur son professionnalisme. Ce faisant, vos clients et vos fournisseurs vous font confiance et sont prêts à vous accompagner, étant séduits par votre vision et votre volonté de gagner en efficacité.
Une solution écologique
Pour s’attirer de la clientèle, la TPE doit adopter des valeurs sociétales qui intéressent le public. Parmi celles-ci, le respect de l’environnement est un concept très en vogue. Devenez donc une entreprise écoresponsable en optant pour la signature électronique. Vous réduirez ainsi votre empreinte carbone, car vous n’aurez plus besoin de vous déplacer vers vos partenaires pour la signature de vos contrats d’affaires.