Un organisme de formation distribue des cours ou des documentations à une multitude de demandeurs. Entre gérer l’énorme quantité d’informations et son organisation interne, un système humain peut très vite se retrouver dépassé par l’organisation qu’il implique. Un logiciel de gestion serait donc la solution pour une meilleure efficacité. Découvrez ici les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion dans la gestion d’un organisme de formation.

Un gain de temps considérable

gain de temps

Un organisme de formation a plusieurs rôles. Il doit fournir des prestations dans le but de faire acquérir des connaissances à ses apprenants. Il doit être capable d’assurer un suivi de ses apprenants, de gérer sa propre comptabilité s’il est à but lucratif et en même temps de diriger son organisation interne. Évidemment, lorsqu’un utilisateur du service demande une formation, elle doit lui être fournie dans le plus bref délai avec la transaction enregistrée. Si vous travaillez seul ou même en équipe dans votre centre de formation, digitaliser votre entreprise vous apportera plusieurs avantages :

  • le centre reste opérationnel même quand l’équipe n’est pas de service ;
  • les tâches élémentaires sont automatisées ;
  • les informations sont sauvegardées et sécurisées ;
  • le contrôle des accès et la signature électronique imposable ;
  • la gestion des archives et la sauvegarde de données sont instantanées ;
  • l’automatisation qui augmente la productivité.

Ainsi, utiliser un logiciel de gestion pour gérer un centre de formation permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité du système productif mis en place.

Une gestion commerciale plus complète

Les logiciels de gestion de centre de formation offrent des fonctionnalités difficiles à reproduire dans une agence traditionnelle. Grâce à un logiciel de gestion de centre de formation, il est très facile de créer un catalogue en ligne à forte visibilité. Les utilisateurs sont directement informés des différentes formations proposées et des nouvelles mises à jour. Dans une agence traditionnelle, vous êtes obligé de faire de la publicité chaque fois que vous ajoutez un nouveau projet.

Par ailleurs, l’un des atouts majeurs des logiciels de gestion est leur capacité à tenir une comptabilité sans faille. Vous pourrez aussi suivre les statistiques de vos flux d’activité : contrôler l’atteinte des objectifs et la rentabilité de l’entreprise grâce à des outils d’analyse graphique spécialisés. Vous pouvez également gérer la délivrance de facture électronique et tenir une base de données que vous ne risquez pas de perdre n’a jamais été aussi simple.

Un suivi clientèle à distance

suivi clientèle à distance


L’arme la plus redoutable de la digitalisation réside dans le service à distance. Le service à distance permet une bonne relation client. Vous pouvez organiser des meetings vidéos et des cours en ligne afin de fidéliser et développer la compétence des apprenants. Les logiciels de gestion permettent une proximité avec le client. Ils permettent de lancer facilement des campagnes marketing visées. Vous disposez d’un véritable magasin en ligne ou vous étalez vos formations pour faire des chiffres.

En qualité de professionnalisme, un organisme de formation est tenu de fournir des services de qualité aux entreprises partenaires. Il est donc important de toujours être au pas de l’innovation, que ce soit pour le contenu offert ou la forme sous laquelle ils sont distribués. Un logiciel de gestion de formation est tout simplement nécessaire pour planifier, coordonner et contrôler une entreprise de formation.

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