Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le tampon n’a pas de valeur juridique. Il est cependant communément utilisé par les entreprises et les administrations sur leurs documents. Il est très rare en effet de voir un document officiel sur lequel n’est pas apposé le tampon de son auteur. Il existe divers tampons ayant différentes fonctions, chacun pouvant être utilisé par une entreprise selon son activité et la nature des documents. Dans cet article, nous verrons quelques exemples de tampons encreurs et leurs fonctions.
Pourquoi les entreprises ont-elles recours aux tampons encreurs ?
Le tampon encreur est généralement associé à la signature de l’auteur du document officiel, bien qu’il n’ait pas de valeur juridique. Étant donné qu’il est synonyme d’authentification et d’officialisation d’un document dans l’esprit commun, il est rare de voir une entreprise se passer de l’usage de tampons encreurs. Parmi les utilités du tampon encreur, on peut citer plusieurs exemples :
- il confère une importance aux documents professionnels,
- il sert à authentifier (au moins d’un point de vue usuel) les documents importants,
- il facilite l’organisation et le rangement de dossiers et documents,
- il permet de personnaliser les supports et les rendre reconnaissables parmi les autres,
- il apporte un gain de temps au niveau des tâches répétitives et chronophages (datation de documents, coordonnées, etc.)
Selon votre activité et l’usage que vous souhaitez en faire, il faudra opter pour tel ou tel modèle parmi les diverses marques de tampons encreurs personnalisés à découvrir sur des sites spécialisés. Voyons ensemble quelques exemples de tampons encreurs et leur utilité.
Le tampon encreur personnalisable
C’est le tampon encreur qui est utilisé comme marque d’authentification d’un document. Il sert à identifier l’entreprise et à ces fins, plusieurs mentions sont recommandées :
- le nom de l’entreprise et sa forme juridique,
- son adresse et ses coordonnées,
- son capital social, etc.
Ce sont les informations que l’on retrouve sur tout document officiel de l’entreprise (devis, facture, contrat, etc.), regroupées de manière synthétique sur l’espace du tampon encreur. Le concerné peut ainsi directement voir les informations importantes de la société en visualisant le tampon, qui par la même occasion sert d’authentification au document.
Si le tampon n’a pas de valeur juridique en soi, il n’en demeure pas moins que des sanctions sont prévues par la loi en cas de manquement aux mentions obligatoires sur les documents d’une société. L’article R. 123-127 du Code de commerce prévoit en effet une amende de 4e classe (de 90 à 375 €) pour les entreprises qui ne respectent pas les formalités relatives aux documents officiels (mention du nom, de la forme juridique, adresse, etc.).
Les enseignants peuvent aussi utiliser des tampons encreurs
Quand on parle de tampon, on pense en premier lieu aux entreprises et aux administrations, mais il y a une catégorie d’utilisateurs que l’on oublie et qui a pourtant souvent recours au tampon encreur : il s’agit des enseignants. De quels tampons exactement peuvent-ils avoir besoin ?
Le tampon numéroteur
Il sert à classer les documents. Pour mettre un peu d’ordre dans les dizaines (voire les centaines) de photocopies avec lesquelles se retrouvent régulièrement les professeurs sur leur bureau, le tampon encreur numéroteur peut leur être d’une grande aide. C’est l’outil idéal pour trier toutes leurs copies, les ranger méthodiquement à l’aide de numéros et les retrouver facilement lorsqu’ils en ont besoin.
Le tampon dateur
Le tampon dateur sert également à ordonner les documents, mais dans un ordre chronologique. Cette manière de ranger peut se révéler très pratique lorsque vous êtes à la recherche d’un document, mais que vous n’avez ni nom ni numéro en tête pour le retrouver. Il vous suffit alors de rechercher la date de ce dernier afin de mettre la main dessus. Les documents peuvent ainsi être classés par trimestre au cours de chaque année scolaire ou par mois par exemple.
Le tampon personnalisé spécial enseignant
Bien évidemment, on retrouve les fameux tampons spécifiques aux enseignants (et plus particulièrement aux instituteurs de primaire et maternelle) et leurs multiples déclinaisons. Il existe des tampons encreurs pour les appréciations « très bien, excellent, nette amélioration, », etc.
On retrouve également des tampons encreurs pour la correction, pour les prénoms (utilisés en classe de maternelle), pour indiquer la signature des parents, des tampons avec appréciations en anglais, des tampons encreurs à personnaliser par l’enseignant lui-même et son propre texte, etc. Il existe donc un grand nombre de tampons, avec des objectifs pédagogiques ou pour gagner du temps sur les tâches répétitives, dont les enseignants se servent au quotidien et que les élèves apprécient.
Un tampon tatouage pour la fidélisation du client
Dans le domaine de la restauration rapide ou des commerces de proximité, un autre style de tampon est souvent utilisé : le tampon pour carte de fidélité. Ce simple outil est très efficace pour fidéliser le client. Contrairement aux cartes de fidélité des grandes surfaces par exemple, le client voit clairement sur sa carte le nombre de tampons qu’il a et combien il lui en faut pour gagner son cadeau (généralement un bon d’achat). C’est un tampon personnalisable : vous pouvez y mettre le nom de votre restaurant, votre logo ou des motifs originaux de votre choix.
Conseils pour le choix d’un tampon
Avant de choisir un tampon, il faut prendre en compte plusieurs points. Il y a évidemment le prix et la forme, mais pas seulement. Si c’est un tampon destiné à des documents officiels d’entreprise, il faut bien prendre soin de lister les mentions à faire apparaître dessus. Ceci est important pour le choix de la taille du tampon (si les mentions sont nombreuses, il faudra un grand tampon pour éviter que ce soit illisible).
De plus, votre choix dépendra de la fréquence de son usage. Si c’est pour un usage peu soutenu, vous pouvez opter pour un tampon en bois élégant et sobre, avec un encreur séparé. Par contre, pour une utilisation cadencée, préférez plutôt l’auto–encreur métallique. Il est plus lourd, moins esthétique, mais plus rapide et plus pratique.