Toute entreprise est soumise à la double obligation, légale et économique, de conserver une partie de ses documents.

Suite à leur utilisation, certains documents doivent respecter des durées légales de conservation allant de 3 ans à des durées illimitées pour certains. Pour ce faire, il est possible de contacter une entreprise de stockage d’archives qui s’occupera de la gestion complète des archives.

Qu’est-ce qu’une entreprise de stockage d’archives ?

L’entreprise de stockage d’archives, autrement appelé tiers-archiviste, s’occupe de la gestion des archives documentaires d’une autre entreprise ou d’un organisme. S’occuper de la gestion des archives ne signifie pas ranger les documents dans un box. Sa mission va bien au-delà. La gestion du stockage archives comprend la datation des archives, leur certification, leur conservation, leur conformité, leur confidentialité, le respect des obligations légales, leur restitution ou leur destruction. Le tiers-archiviste assure également la sécurité des documents et la réduction des coûts de stockage.

Pourquoi avoir recours à un tiers-archiviste ?

Faire appel à une entreprise extérieure pour gérer vos archives vous procure plusieurs avantages :

  • Une réduction des coûts : inutile d’investir dans du matériel de stockage, ni dans du recrutement de personnel dédié à gérer les archives.
  • Un gain de temps et d’espace : cela vous évite de consacrer votre temps à cette tâche, ni de l’espace dans vos locaux.
  • Un accès à des lieux de stockage réglementés et sécurisés.
  • Des supports de stockage sûrs et sécurisés, en conformité avec les normes d’archivage papier.
  • L’assistance et le conseil de professionnels qui se tiennent informés au sujet des réglementations en vigueur et des évolutions technologiques.

Donc, concrètement, externaliser votre service d’archivage vous permet d’être en conformité avec la loi quant à la conservation de vos archives. Cela vous donne aussi la possibilité de maîtriser les risques et d’assurer la pérennité de votre entreprise. Et enfin, vous pourrez bien évidemment protéger et garantir vos droits grâce la valeur juridique probante de vos archives documentaires conservées en bonne et due forme.

choisir meilleure entreprise de stockage d’archives

Comment choisir son prestataire de services ?

Afin d’effectuer le choix le plus pertinent au sujet de l’entreprise qui s’occupera de gérer vos archives, il faudra prêter attention à certains points cruciaux.

  • Premièrement, vérifiez que l’entreprise archiviste dispose de l’agrément SIAF (Service Interministériel des Archives de France). Cet agrément est délivré pour une durée de 5 ans à l’issue de laquelle il faudra le renouveler. Il est valable pour tous les locaux de stockage de l’entreprise. Il atteste que le prestataire est à même de conserver les archives publiques courantes et intermédiaires au format papier.
  • Vérifiez également qu’il puisse centraliser vos archives. C’est-à-dire qu’il vous permette de conserver vos archives papier mais également vos archives numériques. Il en va de l’accessibilité de vos archives et d’un gain de temps non négligeable.
  • La proximité géographique est également un point à ne pas négliger pour des raisons évidentes. Pour des raisons peut-être moins évidentes, prenez soin choisir une société établie sur le territoire national. Ceci car en changeant de pays, vous changerez également de système légal, et donc vos archives pourraient être moins en sécurité (surtout niveau confidentialité) dans certaines zones géographiques (comme aux USA par exemple).

Ce qu’il faut retenir

Le stockage d’archives est une nécessité pour l’entreprise. Externaliser cette tâche ne revient pas à confier à un tiers le rangement des documents dans un garde-meuble. Le tiers-archiviste joue un rôle bien plus vaste et compliqué : il trie, classe, horodate, certifie, vérifie la conformité, les durées légales etc.

Tout ceci en vous garantissant la disponibilité et l’accessibilité de vos documents.

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