Dans un contexte où les entreprises sont toujours plus dépendantes de leurs ressources technologiques, la gestion optimale du parc matériel informatique s’érige comme une préoccupation cruciale.
Malgré cette réalité, les méthodes dépassées qui requièrent un travail sans relâche et une rigueur infaillible, prédominent encore les mœurs de certaines sphères de l’économie.
Pourtant, il existe des solutions qui règlent ce problème instantanément et simplement tout en garantissant un ROI exceptionnel.
Dans les lignes qui suivent, vous découvrirez via un cas concret, comment vous aussi, vous pouvez impacter massivement la vie de votre entreprise.
Quand rigueur et sueur riment avec gestion du parc informatique.
La gestion du parc informatique avec Excel est un challenge chronophage où la rigueur s’entremêle à une myriade de communications centralisées par un gestionnaire sans faille.
Eh oui, il en faut du talent et de la rigueur, pour communiquer avec chaque membre de l’entreprise et chaque prestataire, pour savoir où est passé le clavier Apple, la souris jaune et le disque dur de Bruno.
Vous savez, ce même disque dur prêté à Marc et ensuite Sandrine ou peut-être Francis et qui serait apparemment au secteur comptabilité sans que personne ne sache vraiment ni comment, ni pourquoi il est arrivé là bas.
Vous comprenez maintenant pourquoi, seule une bravoure à toute épreuve, accompagnée d’une puissante dactylographie peut être apte à faire face à la production des multiples emails nécessaires pour s’assurer que tout le monde a en permanence le matériel nécessaire à l’exécution de ses tâches.
Il faut ensuite recueillir toutes les précieuses informations d’un puzzle qui représente l’état du parc informatique, y compris lorsque ce matériel est utilisé en déplacement, en télétravail, etc.
Pas évident de faire preuve d’une vigilance perpétuelle, pour minimiser les oublis, vols, pertes, etc.
Pas facile non plus de gérer la maintenance de chacun des appareils pour s’assurer qu’il ne tombe pas en panne ou qu’il ne reste pas trop longtemps immobilisé lors de l’entretien.
Ainsi, seules les ceintures noires en gestion de parc informatique sont capables de batailler avec des tableaux Excel de plusieurs milliers de cases, dans un défi sans fin pour ne pas perdre le fil de la colonne correcte.
Cette micro gestion des équipes est critique et requiert un investissement de chaque membre du personnel et acteur concerné.
Une étude(1) révèle que les divers problèmes informatiques peuvent engloutir près de 50 heures par collaborateur annuellement. Un temps conséquent qui décourage certains employés à aller chercher puis remplir et transmettre les formulaires destinés à signaler les dysfonctionnements.
Un laxisme qui, en plus d’aggraver le problème, peut également représenter un risque de sécurité.
Face aux défis chronophages et sécuritaires que représente la gestion d’un parc informatique, le logiciel de gestion d’actif s’érige en remède miracle.
Certes l’expression “remède miracle” est un chouilla exagéré. Cependant, le logiciel d’actif (également appelé logiciel de gestion de parc informatique ou logiciel de gestion des actifs informatiques, ou encore ITAM) est concrètement une solution simple, intuitive, qui se traduit par un ROI impressionnant et une prise en main rapide.
Comment fonctionne le logiciel de gestion de parc informatique ?
Chaque actif de la société est accompagné d’un mini QR code.
Ainsi, l’employé qui souhaite connaître ou inscrire une information liée à un appareil n’a qu’à sortir son téléphone et scanner le QR code collé sur celui-ci.
Toutes les informations liées à cet appareil apparaissent automatiquement :
- mode d’emploi,
- historique des dommages,
- échéances de maintenance,
- assignements,
- localisation,
- toutes les informations que vous estimez nécessaires (prix, date d’achat…)
Le collègue peut donc, en quelque clics, demander l’assignement de cet appareil.
Comme le logiciel de gestion du parc informatique offre une vision en temps réel à 360° du parc informatique, le gestionnaire peut savoir en quelques secondes, où sont tous les appareils, à qui ils ont été assignés, leurs états de maintenance…
Analysons un cas concret : Comment le logiciel de parc informatique a boosté la productivité de l’entreprise Sodastream ?
Un inventaire de parc informatique holistique
Penchons nous, maintenant sur un cas concret et analysons les changements que produit l’implémentation d’un logiciel de gestion du parc informatique dans une entreprise.
SodaStream est le leader mondial des systèmes domestiques d’eau pétillante.
Cette organisation complexe compte plus de 2.000 employés, avec de nombreuses positions en télétravail, le tout réparti sur 22 sites de production qui émaillent la surface du globe.
Tels des neurones d’une intelligence diffuse, cette entreprise gère plus de 5 000 actifs et équipements informatiques, qui ne peuvent être défaillants.
Pour soutenir sa croissance, elle a choisi de s’appuyer sur un logiciel de gestion de parc informatique nommé Timly.
Auparavant, la société essayait tant bien que mal de maintenir un inventaire Excel qui en plus d’être extrêmement chronophage n’enregistrait tout simplement pas le matériel utilisé en télétravail.
Ainsi, si une imprimante se retrouvait chez un employé, elle devenait fantôme dans l’inventaire.
L’objectif recherché était de créer une cartographie numérique des équipements et d’optimiser la gestion du parc informatique.
Ce logiciel de gestion d’actifs, Timly, a ainsi permis à l’entreprise d’avoir une vision transparente à 360° en temps réel de tous les actifs de l’entreprise hardware et software.
(Ce type de logiciel permet également des véhicules, des machines, des outils, des équipements, etc).
Toutes les données sont centralisées dans une unique interface, ultra-intuitive et accessible via un simple téléphone.
L’utilisation du matériel, ainsi que sa maintenance et son renouvellement, sont optimisés.
Si auparavant les gestionnaires de parc matériel rédigeaient de nombreux emails, désormais quelques clics suffisent.
En effet, le logiciel de gestion de parc informatique en question se charge d’envoyer des notifications automatiques.
Si un employé a besoin d’un appareil, il peut simplement le réserver pour un jour précis et une durée déterminée, directement dans le logiciel. À la fin de la durée de son assignement, le logiciel de gestion du parc informatique Timly lui enverra une notification.
Un outil de gestion de parc informatique qui responsabilise les employés, optimise la maintenance et la sécurité.
Via une gestion optimale des actifs informatiques, la société peut déterminer l’historique des assignements d’un appareil, sa localisation actuelle et son état.
Ainsi SodaStream peut, par exemple, déterminer qui est en possession de tel disque dur, tel ordinateur, etc.
Un assignement nominatif qui, en plus de minimiser les pertes (oublis, vols, etc), stimule une attitude plus consciencieuse, les encourageant à signaler tout dysfonctionnement.
Des petites actions, qui mises bout à bout ont permis à cette entreprise de réduire ses coûts de maintenance, d’optimiser le cycle de vie des actifs, mais également de réduire les pertes de données dues à des appareils qui n’ont pas reçu la maintenance adéquate à temps.
De plus, afin de garder à distance les imprévus, le logiciel d’inventaire de parc informatique se fait le vigilant gardien des échéances. Timly signale l’approche de la fin des licences et garanties ainsi que les maintenances ou les inspections à planifier.
Grâce à cette nouvelle gestion de l’inventaire, SodaStream a su tirer parti de la génération de statistiques pour éliminer les appareils inutiles ou les licences non utilisées.
Le logiciel de gestion de parc matériel est un véritable chef d’orchestre de cet ensemble complexe, permettant au gestionnaire de contrôler le niveau d’accès de chaque employé et prestataire. Dans ce ballet de l’information, toutes les communications sont protégées par un cryptage robuste, préservant vos données précieuses dans des serveurs localisés en Allemagne, une assurance contre d’éventuels déboires.
Enfin, si ce logiciel de gestion d’actifs permet de stocker les données sur les serveurs web de l’entreprise, SodaStream a décidé de faire confiance à Timly et sa solution logicielle basée sur le cloud. Un choix judicieux, vivement recommandé.
Est-ce qu’un bon logiciel de gestion du parc informatique peut être gratuit ?
Si quelques logiciels de gestion d’actifs promettent une solution gratuite de qualité, dans les faits, ces promesses se révèlent être des appâts qui leurrent les potentiels prospects.
En effet, cette soi-disant gratuité est généralement restreinte aux fonctions basiques rudimentaires, qui sur le long terme, se révèlent frustrantes et insuffisantes. Ce qui pousse l’entreprise à mettre la main au portefeuille, pour acheter au final un logiciel de gestion d’actifs relativement cher.
D’autres logiciels de gestion de parc informatique, encore en phase de lancement et de test, flirtent avec un modèle freemium authentique. Mais, comme on peut s’y attendre, dès que le produit atteint sa maturité et séduit une base d’utilisateurs notable, le modèle freemium est abandonné au profit d’un modèle payant.
De plus, le support et la personnalisation du logiciel de gestion de parc informatique est capital pour réellement refléter les besoins d’optimisation qui soutiendront la croissance et la pérennité d’une entreprise. Et bien évidemment, personne ne peut offrir ce service gratuitement.
Par exemple, SodaStream, qui avait de nombreux collaborateurs en télétravail souhaitait vraiment les inciter à faire un auto-inventaire
« Cela a donné naissance à l’idée d’un auto-inventaire, que nous avons proposée à Timly. Cela a abouti à la nouvelle fonctionnalité, grâce à laquelle chaque employé peut maintenant inventorier son équipement à domicile ou même en déplacement. »
Murat Tulgar (Responsable informatique, SodaStream)
Sodastream a constaté après deux ans d’utilisation de son logiciel de gestion de parc informatique que tous ses processus sont fluidifiés.
Les gestionnaires en charge de l’infrastructure informatique sont plus sereins et mieux armés pour prendre des décisions judicieuses.
Les licences et matériels non utilisés ne sont plus renouvelés.. Les cycles de vie des actifs sont optimisés. Les pertes, vols, oublis, sont minimisés. La prise de décision pour l’achat de futurs appareils est simplifiée. Bref, on parle ici d’un ROI qui frôle les 300%, accompagné d’une productivité améliorée et une sécurité renforcée.
Source:
- (1)Étude Expérience 2020 : État des lieux de l’expérience numérique des salariés. Auteurs: VANSON BOURNE