Le choix d’une caisse enregistreuse est bien loin d’être une simple banalité. Au contraire, en fonction du système que vous mettrez en place dans votre commerce, vous aurez accès à diverses fonctionnalités très utiles au quotidien. Vous ne devez donc en aucun cas prendre le premier modèle venu, mais plutôt bien vous informer afin d’avoir celui qui correspond parfaitement aux enjeux de votre entreprise et à ses objectifs. Voici donc les éléments à prendre en considération pour bien choisir sa caisse et son logiciel.
Commencer par prendre connaissance de vos besoins spécifiques
La taille de votre entreprise, le nombre de clients quotidien, vos perspectives de croissance… De nombreux éléments entrent en considération lorsque l’on souhaite investir dans une (ou plusieurs!) caisse enregistreuse. Pour bien calculer cet investissement capital, il convient donc de se poser les bonnes questions.
Quel est votre nombre de clients journalier?
Si vous n’avez que très peu de clients chaque jour, vos besoins peuvent être très réduits et se cantonner à une simple caisse enregistreuse numérique très basique. Elle vous servira pour émettre des factures en bonne et due forme et enregistrer vos entrées d’argent pour faciliter la gestion de la comptabilité. En revanche, si vous avez de nombreux clients et l’habitude de connaître une longue file d’attente derrière votre comptoir, il vous faudra sans doute un modèle plus avancé, vous permettant d’accéder à plus de fonctionnalités voire à l’installation de logiciels de gestion des finances ou d’analyse de données.
Quelle est la complexité de vos encaissements?
Les entreprises vendant des produits au détail, avec un petit volume, n’ont pas nécessairement besoin de fonctionnalités avancées. Par contre, les cafés et restaurants qui gèrent des commandes beaucoup plus complexes et spécifiques pourront avoir besoin d’une caisse tactile permettant de paramétrer la gestion des tables, d’ajouter des appareils connectés pour les prises de commande et de déployer l’addition en toute fluidité et sans erreur de compte.
Etes-vous dans la grande distribution ou gérant d’une franchise?
Si vous avez un gros volume d’articles, des stocks à gérer, un gros volume de client et des promotions à faire passer automatiquement à la caisse, vous devez être en possession d’une caisse moderne et connectée. Cela vous permettra d’obtenir des rapports de vente en temps réel, de gérer plusieurs magasins à la fois et de synchroniser toutes vos données.
Quels sont vos objectifs sur le long terme?
Vous avez des perspectives d’évolution et souhaitez faire croître votre business avec une analyse de données efficace et une fidélisation de votre clientèle? Vous aurez sans doute besoin d’intégrer des logiciels CRM à votre caisse enregistreuse. Il faudra alors choisir un modèle moderne, compatible et connectable à votre cloud.
Êtes-vous mobile? Avez-vous besoin de vous déplacer?
Il existe des systèmes permettant d’enregistrer et d’imprimer des factures depuis n’importe où. Cela peut être très utile si vous êtes un commercial itinérant ou que vous avez des collaborateurs qui ont l’habitude de se déplacer chez leur clientèle. Ce sont des appareils très compacts et légers qui se glissent facilement dans une sacoche et offrent beaucoup de flexibilité.
Vérifiez la conformité RGPD et TVA
Enfin, faites bien attention avant d’acheter votre caisse enregistreuse car cette dernière doit être bien conforme aux normes du pays dans lequel vous commercez. Il est obligatoire de s’ajuster aux normes légales pour des soucis de fiscalité et de sécurisation des données. Vous vous exposez à de graves sanctions économiques si des failles sont détectées dans votre système. En France, par exemple, les caisses doivent être certifiées NF515 pour garantir un bon suivi.
Pour conclure, les petits commerces ne traitant qu’un petit volume de commandes et ne souhaitant pas s’étendre outre mesure, n’ont nullement besoin d’un système très performant et peuvent se diriger vers une solution économique. En revanche, plus le commerce prend de l’ampleur et les enjeux sont grands, plus la caisse enregistreuse devra être performante et fonctionnelle.