L’importance d’un bon accueil téléphonique en entreprise

L’importance d’un bon accueil téléphonique en entreprise

L’accueil téléphonique est le premier élément de contact entre une entreprise et ses actuels ou futurs clients. Il représente, d’entrée, le principal post par lequel les prospects évaluent la qualité de la gestion clientèle. Bien que de nouveaux outils numériques de relation client émergent sur le marché, la téléphonie reste un classique incontournable. Découvrez ici la plus-value qu’elle apporte à votre établissement.

L’accueil téléphonique expose l’image de marque de votre entreprise

Les récentes études indiquent que sur 100, 70 clients ou prospects préfèrent joindre une entreprise par téléphone. Il en est ainsi parce que ce moyen facile d’accès favorise un échange direct. Lorsque le service d’accueil par téléphone est bien géré, vous renvoyez à l’extérieur une image professionnelle.

En réalité, cette impression que vous suscitez chez l’autre dès les premières secondes est fondée sur la qualité de la réception. En accordant de l’attention aux clients tout en répondant à ses questions, il se fait une bonne idée de votre établissement.

L’accueil téléphonique assainit la relation client de votre entreprise

Cet avantage découle naturellement de celui exposé plus haut. En effet, lorsque vous gérez avec convenance les appels de vos prospects, ces derniers sont très vite convertis en des clients. Bien entendu, il en est de même pour les clients qui sont fidélisés après un service de qualité.

Les implications d’une gestion efficace de l’accueil téléphonique sont très importantes, car elles touchent sur le long terme au profit réalisé. Ainsi, des professionnels comme l’agence d’hôtes et d’hôtesses Charlestownaident des entreprises à afficher une image de marque. Ces spécialistes de la communication et de l’hospitalité mettent à votre disposition une équipe qualifiée pour gérer votre relation client.

bon accueil téléphonique en entreprise

L’accueil par téléphone structure votre entreprise

Parallèlement aux nouveaux outils de réception de la clientèle, la téléphonie connaît aussi une avancée notoire. Cela se traduit par la mise au point d’outils et de méthodes plus sophistiquées. Au sein de votre entreprise, vous pouvez désormais orienter les appels extérieurs vers chacun des collaborateurs concernés.

Cette parfaite organisation est réalisée grâce au Serveur vocal interactif. Il s’agit d’un système préconçu sur lequel est enregistré un message d’orientation. Les appelants sont directement guidés vers le département ou le service compétent pour répondre à leurs préoccupations.

En dehors de l’avantage organisationnel, les clients et prospects ainsi que l’entreprise concernée économisent en temps. Cet état de choses permet d’éviter les lassitudes engendrées par les longues attentes et les frustrations qui en découlent.

Quels autres moyens pour améliorer l’accueil téléphonique ?

Bien gérer l’accueil par téléphone d’une entreprise exige de vous d’avoir plusieurs cordes à votre arc. Le répondeur professionnel est une solution pour interagir avec votre client même en l’absence de la personne chargée de recevoir les appels. En effet, il peut arriver que cette dernière se lève pour quelques minutes. Le cas échéant, l’outil configuré à l’avance informera l’appelant de cette situation.

En général, une personne informée d’une pareille situation est compréhensive et plus encline à laisser sa requête pour une prise en charge ultérieure. Une fois sur place, votre répondant traite le message et affecte la requête laissée au département concerné pour traitement. Le répondeur professionnel permet aussi de refléter une image de marque de votre entreprise et surtout de retenir le prospect ou le client ayant appelé.

Le pré-décrochage est aussi une solution de gestion efficace de l’accueil téléphonique. Il s’agit d’un court message préenregistré et qui se déclenche automatiquement après que l’appelant ait lancé le numéro de l’entreprise. Ce moyen est surtout utile pour confirmer l’adresse contactée. Il est aussi utile lorsque le répondant est occupé. Le petit instant que dure le message lui permet de régler un besoin urgent.

L’aspect humain : la clé d’un accueil téléphonique réussi

Au-delà des outils et procédés mis en place pour assurer un service de qualité, les entreprises doivent miser sur la dimension humaine. Il en est ainsi parce que « parler » avec une tierce personne est d’abord un acte humain et naturel. Vos collaborateurs doivent donc se montrer respectueux et souriants au téléphone.

Avant de comprendre le besoin du client ou du futur client, il faut l’écouter. En tant qu’entreprise, vous devez par ailleurs amener vos répondants à laisser les appelants exprimer entièrement leurs besoins.

Donnez une note à cet article !